Audit Sertifikasi Awal ISO (International Organization for Standardization)

Sertifikasi suatu sistem manajemen, seperti Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2015), Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015) atau Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (ISO 45001:2018) dari suatu organisasi, merupakan suatu media bahwa organisasi tersebut telah menerapkan suatu sistem manajemen untuk aspek yang relevan dari kegiatan, produk dan jasanya, yang selaras dengan kebijakan organisasi serta persyaratan dari standar sistem manajemen internasional respektif.

Dalam SNI ISO/IEC 17021-1:2015, Audit dalam Sertifikasi Sistem Manajemen terbagi menjadi empat jenis audit, yaitu:

1. Audit Sertifikasi Awal,
2. Audit Surveillan,
3. Audit Sertifikasi Ulang,
4. Audit Khusus.

Dalam artikel kali ini, kita akan membahas secara dasar mengenai Audit Sertifikasi Awal.

Penjelasan mengenai apa itu Audit Sertifikasi Awal?

Audit Sertifikasi Awal merupakan jenis audit yang dilaksanakan ketika suatu organisasi ingin menerapkan salah satu sistem manajemen yang belum diterapkan sebelumnya. Audit sertifikasi awal suatu sistem manajemen harus dilakukan dalam dua tahap: tahap 1 dan tahap 2.

Tahap 1 Audit Sertifikasi Awal

Perencanaan harus memastikan bahwa sasaran tahap 1 dapat dipenuhi dan klien harus diinformasikan setiap kegiatan selama tahap 1. Dalam tahap 1, kegiatan fokus pada mengkaji informasi sistem manajemen organisasi/klien yang terdokumentasi, merencanakan untuk kegiatan audit tahap 2, serta tingkat penerapan dari sistem manajemennya menunjukkan klien siap untuk dilakukan tahap 2.

Tujuan dan sasaran pelaksanaan Tahap 1 yaitu:

1. Mengkaji informasi sistem manajemen klien yang terdokumentasi;
2. Mengevaluasi kondisi khusus tapak klien dan berdiskusi dengan personel klien untuk menentukan persiapan tahap 2;
3. Mengkaji status dan pemahaman klien berkenaan dengan persyaratan standar, terutama yang berkaitan dengan identifikasi kinerja utama atau aspek yang signifikan, proses, sasaran dan operasi sistem manajemen;
4. Memperoleh informasi yang diperlukan terkait lingkup sistem manajemen, termasuk:

• tapak klien;
• proses dan peralatan yang digunakan;
• tingkat kendali yang ditetapkan (khusus pada klien multi-tapak);
• persyaratan peraturan perundang-undangan;

1. Mengkaji alokasi sumber daya dan menyepakati rincian pada tahap 2 dengan klien;
2. Memfokuskan perencanaan tahap 2 dengan mendapatkan pemahaman yang cukup mengenai sistem manajemen klien dan operasi di tapak dalam konteks standar sistem manajemen atau dokumen normatif lain;
3. Mengevaluasi jika audit internal dan tinjauan manajemen telah direncanakan dan dilaksanakan, serta tingkat penerapan dari sistem manajemennya menunjukkan klien siap untuk dilakukan tahap 2.

Tahap 2 Audit Sertifikasi Awal

Tujuan dari tahap 2 adalah untuk mengevaluasi penerapan, termasuk efektivitas, sistem manajemen klien. Tahap 2 harus dilakukan di tapak klien. Tahap 2 sekurang-kurangnya harus mencakup pengauditan hal berikut:

1. Informasi dan bukti tentang kesesuaian untuk seluruh persyaratan dari standar sistem manajemen yang diterapkan atau dokumen normatif lainnya;
2. Pemantauan, pengukuran, pelaporan dan pengkajian kinerja dibandingkan dengan sasaran dan target kinerja utama (sesuai dengan harapan pada standar sistem manajemen atau dokumen normatif lainnya yang berlaku);
3. kemampuan sistem manajemen klien dan kinerjanya terkait pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan dan kontraktual yang berlaku;
4. pengendalian operasional proses klien;
5. Audit internal dan tinjauan manajemen;
6. Tanggung jawab manajemen untuk kebijakan klien.

Lembaga sertifikasi harus mempunyai proses untuk melaksanaan audit pada tapak. Proses ini harus mencakup pertemuan pembukaan pada awal audit dan pertemuan penutupan pada akhir audit. Jika sebagian dari audit dilakukan secara elektronik atau jika tapak yang diaudit adalah maya (virtual), lembaga sertifikasi harus memastikan bahwa kegiatan seperti ini dilakukan oleh personel dengan kompetensi memadai. Bukti yang diperoleh selama audit seperti ini harus cukup untuk memungkinkan auditor membuat ketetapan yang diinformasikan mengenai kesesuaian persyaratan yang dipermasalahkan.

Kesimpulan

Audit Sertifikasi Awal merupakan proses audit sertifikasi suatu manajemen yang dilaksanakan ketika suatu organisasi baru memulai dalam pelaksanaan penerapan suatu sistem manajemen, dalam pelaksanaannya terbagi menjadi tahap 1 yang menjadi proses persiapan serta validasi dalam kesiapan dan pemahaman untuk menjalani tahap 2 yang menentukan apakah organisasi dapat diberikan keputusan untuk layak memiliki sertifikat suatu sistem manajemen tersebut atau tidak.